Correcta redacción: indispensable en correos electrónicos de negocios
Con los diferentes avances tecnológicos que se han tenido en los últimos años, hasta las formas de comunicación más esenciales se han hecho obsoletas. En la actualidad uno de los medios de comunicación más utilizados, son los mensajes a tráves de correo electrónico.
Alrededor del mundo, diferentes empresas se envían correos electrónicos constantemente para mantener viva la relación empresarial o para comenzar dicha relación ( Aquí en Ecolohosting, no somos la excepción). Pero actualmente hasta nosotros estamos teniendo problemas con este medio de comunicación y todo se debe a la incorrecta redacción ya sea de su título o del contenido.
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Es por eso que a continuación se presentarán diferentes consejos que todo empresario debe seguir para la correcta redacción de un correo electrónico, incluyéndonos a nosotros:
1. Antes de redactar el correo electrónico, se tiene que pensar: ¿Es realmente indispensable mandar dicho correo? Muchas veces se envían correos innecesarios y esto puede ocasionar problemas en la relación laboral y se va perdiendo el profesionalismo.
2. Un punto que no se puede olvidar: aunque no sea escrito en papel, el correo electrónico funciona de la misma manera que una carta por lo que debe de contar con: un título, un saludo, un cuerpo y una despedida.
El título
El punto más importante ya que de el depende si nuestro correo se marca como spam o que el receptor no lo lea por que no lo entendió y por ende no obtendremos respuesta alguna. Para evitar lo anterior el título debe externar el sentido del correo, ser específico, claro y nunca contener las palabras hola o buenos días en él.
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El saludo
Aquí se comete un error muy común, se saluda al receptor como si se estuviera hablando con él de manera directa. Aquí la clave es saludar de manera atemporal para mantener un sentido más personalizado, aquí les presentamos diferentes ejemplos para saludar:
- Querido Daniel.
- Estimado Daniel.
- Buen día, Daniel.
El cuerpo del correo electrónico
Para redactar el cuerpo del correo, el principal consejo es tener la aptitud de resumir la información que se quiere transmitir, en tres parráfos. Ya que el receptor busca correos cortos y que traten directamente el tema por que se le facilitará leer uno de tantos correos que recibe y podrá darle seguimiento.
La despedida
En muchos casos se dice que la despedida no es necesaria. Pero es todo lo contrario, la despedida muestra profesionalismo de parte del emisor. Claro que debe de tener ciertas caracteríticas, la despedida no puede pasar de un reglón de largo ya que es la parte final del correo, ciertos ejemplos son:
- Que tengas un buen día
- Saludos cordiales
- Agradeciendo tu atención.
La firma
Actualmente la firma en un correo electrónico ha cambiado. Ahora la firma está formada por diferetes elementos: el nombre del emisor, nombre de la organización, el correo del emisor y todos los contactos con la organización como el teléfono de la oficina, teléfono celular, fax, etc.
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Ahora pasaremos a consejos más generales pero tienen la misma importancia que los anteriores. El primero de ellos es la ortografía, es vital revisar antes de enviar el correo que todo este escrito de manera correcta, desde acentos hasta las comas necesarias. Por otro lado, si el correo que se va a mandar es con copia a alguien hay que tener precaución al redactar el correo, por que la conversación puede llegar a la persona incorrecta.
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¿Alguna vez pensaron que algo tan sencillo como un correo electrónico podría definir si una relación empresarial continua o llega a su fin? Todo esto ha ocurrido gracias a los avances en la tecnología y en la manera de hacer negocios. Y tenemos que admitir que este artículo no sólo va dedicado a nuestro público, este también va para nosotros.
In the recent years different technological advances have taken place, now even the most basic forms of communication have become obsolete. Currently one of the most used are the messages sent via email.
Around the world, different companies will send emails constantly to keep the business relationship alive or to begin this relationship (Here in Ecolohosting, we are no exception). But even we are currently having problems with this source of communication and it is all due to the use of incorrect words in the title or the content.
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That’s why we present different advices every entrepreneur should follow in order to write a good email, including us:
1. Before writing your email, you have to think: Is it really necessary to send this email? Often unnecessary mails are sent and this can cause problems in the bussiness relationship and the professionalism is lost.
2. One point that can not be forgotten: although not written on paper, the email works the same way as a letter so it must have: a title, a greeting, a body and a farewell.
The subject
This is the most important point of the email, because thanks to it your e-mail can be marked as spam or maybe the recipient did nor read it because the did not understand what you meant and therefore do not get any response. To avoid this the title should externalize the sense of the mail, be specific, clear and never contain the words hello or good morning on it.
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The greeting
Here we all make a common mistake, the recipient is greeted as if you were talking to him directly. Here the key is to use a timeless salute to maintain a more personalized mood, here we present several examples to greet:
- Dear Daniel.
- Dear Daniel.
- Good day, Daniel.
The body of the email
To compose the body of the email, the best advice is to work on your ability to summarize the information that needs to be transmitted, in three paragraphs, only. Since the receiver searches for short emails that present a good and direct title because they receive hundreds of e-mails, and this way you can assure you will have a response.
The farewell
In many cases it is said that the farewell is not required. But is completely the opposite, the farewell shows professionalism on the part of the issuer. Of course it must have certain characteristics, it can’t be longer than a sentence, because it is the very last part of your message, some examples for farewells are:
- Have a nice day
- Best Regards
- Thanking your attention.
The signature
Currently the signature in an e-mail has changed. Now it is made up different elements: the issuer name, organization name, the issuers e-mail and all contacts the company has such as the office phone, cell phone, fax, etc.
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We now turn to more general advices but they are just as important as the others. The first is the spelling, it is vital to check before sending an e-mail if is written correctly, you must check everything. On the other hand, if the mail is going to be send with a copy to someone you have to be careful when writing the e-mail, you don’t the conversation in the hands of the wrong person.
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Did you ever think that something as simple as an email could define whether a business relationship continues or comes to an end? All this has happened thanks to advances in technology and the way of doing business. And we have to admit that this article is dedicated not only to our audience, this also goes for us.
