05 Jul

Secretos que la basura puede revelar

Ecolohosting empezó esta semana con el pie derecho. Aprovechando el cambio de mes, tuvimos cambio de oficina. Durante la mudanza, nos percatamos de un punto muy importante, los pocos documentos  físicos que teníamos en la oficina contenían información de nuestros clientes y nosotros pensábamos en deshacernos de ellos, sin saber la información que contenían.

¿Se imaginan que hubiera sucedido si los tiramos a la basura y acaban en manos de las personas incorrectas?

La verdad es que nosotros no queremos ni pensar en eso, pero la realidad es que esto le sucede a muchas empresas u organizaciones. (En el caso de España, para poner un ejemplo alrededor del 72% de las empresas tiran a la basura información confidencial). La buena noticia es que existen medidas de seguridad para proteger la información que se tiene de nuestros clientes tanto física como electrónicamente.

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(Imagen: www.flickr.com)

Más adelante presentaremos diferentes recomendaciones para proteger sus documentos, algunas podrán aplicarse para los dos tipos pero otras irán dirigidas a un sólo tipo de documento ya sea físico o electrónico. Al estarlos archivando no se pueden olvidar de algunas características muy importantes:

•    Todo documento tiene un propósito y cumple una función específica.
•    Todos los documentos tienen información la cual es confidencial ya sean números de cuentas bancarias, contraseñas de páginas oficiales o información personal del cliente (teléfonos, dirección, etc.)
•    Todos los documentos tienen autor, dando a entender que si ustedes son los receptores el emisor tiene una copia de dicho documento.
•    Todos los documentos  físicos y electrónicos tienen fecha de creación.
•    Por último, todos los documentos son válidos a pesar de su fecha de creación, si está archivado es por una razón.

Ahora la cuestión es: ¿Qué podemos hacer para que los  documentos no acaben en contenedores de basura?

1.    El primer paso siempre será crear una carpeta para cada uno de los clientes sean personas físicas o morales. Dicha carpeta llevará el nombre del cliente u organización, en el caso de la carpeta física se pondrá una pequeña descripción.
2.    Para las carpetas físicas, deberá existir un archivero en donde se ordenarán alfabéticamente. Es recomendable que tenga indicado donde comienza una letra y donde termina la otra, para facilitar su uso.
3.    Los documentos que van dentro de dichas carpetas estarán organizados cronológicamente. Una recomendación extra es que pueden dividir el contenido de la carpeta en años y después en meses, facilitando así el uso de los documentos.

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Esperemos que no se vean así sus archivos. (Imagen: www.flickr.com)

Una vez que todos los documentos están archivados de manera ordenada entran en acción las medidas de seguridad. En el caso de las carpetas físicas:

•    Se asegura que toda la información archivada es necesaria y en caso de no serla se deshace de ella, de manera correcta.
•    Las carpetas están ubicadas en un área separada y segura.
•    El número de personas con acceso a este archivero será limitado.
•    El personal con acceso al archivero debe de tener conocimiento del número de carpetas existentes, así como poder identificar de que cliente son.
•    En caso de que ocurra una violación de seguridad, tener un plan de acción a seguir.

En el caso de las carpetas electrónicas, se recomienda lo siguiente:

•    Tener un buen antivirus, el cuál protegerá a la información y al ordenador que la contenga de cualquier ataque.
•    No tener dicha información es una tableta o computador portátil.
•    Hacer uso de herramientas que generen carpetas con acceso restringido con contraseña.
•    Hacer uso de contraseñas complejas, utilizando claves alfanuméricas, alternar mayúsculas y minúsculas y emplear signos.

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(Imagen: www.flickr.com)

Recuerden que hay situaciones en las que no es malo sobre proteger nuestras posesiones. En este caso es preferible tener seguridad extra a que nuestra basura hable sobre nosotros o peor aún, sobre nuestros clientes.

 

Fuentes: NewmediaBusiness | Smartekh

Here at Ecolohosting we began this week on the right foot,  since it’s a new month we got a new office. During the move, we noticed a very important point, the few physical documents in the office contained information from our clients and we were thinking we should get rid of them, not knowing the information they contained.

Can you imagine what would have happened if we threw them away and they ended up in the hands of the wrong people?

The truth is that we do not want to think about it, but the reality is that this happens to many companies or organizations. (In the case of Spain, for example about 72% of their companies throw away confidential information). The good news is that there are safeguards to protect the information we have from our customers both physically and electronically.

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 (Image: www.flickr.com)

Later on, we will  present various recommendations to protect your documents, some may apply for both types but others will be directed to a single type of document whether physical or electronic. When filing your documents you can not forget some important features:

• Every document has a purpose and a specific function.
• All documents contain information which is confidential either bank account numbers, passwords for the official website or personal information of the client (phone, address, etc..)
• All documents have an author, meaning that if you are the receiver,  the sender has a copy of that document.
• All physical and electronic documents have a creation date.
• Finally, all documents are valid despite its date of creation,you have them for a reason.

Now the question is:  What can we do to make sure the documents don’t end up in the garbage?

1. The first step is always to create a folder for each of the clients as individuals or as corporations. This folder will be named after the client or organization, in the case of the physical folder it will have a short description.
2. For physical folders, there should be a file cabinet where they are sorted alphabetically. It is recommended that you indicate where a letter starts and where the other ends, for a better use.
3. The documents that go into these folders are organized chronologically. An additional recommendation is that you can divide the contents of the folder in years and then months, there by facilitating the use of the documents.

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We just hope this is not your file cabinet.  (Image: www.flickr.com)

 Once all documents are stored in an orderly manner it’s time for the security measures. In the case of physical folders:

• Make sure that all archived information is needed and if not get rid of it, in the right way.
• The folders are located in a separate and secure area.
• The number of people with access to the file cabinet will be limited.
• Staff with access to the cabinet must have knowledge of the number of existing folders.
• In the event of a security violation, have a plan of action to follow.

In the case of electronic files, we recommend the following:

• Having a good antivirus, to protect computer information from an attack.
• Not having this information is a tablet or laptop.
• Make use of tools that generate folders with password-restricted access.
• Make use of complex passwords, using alphanumeric codes, change case and use signs.

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 (Image: www.flickr.com)

Remember there are situations where it’s not a bad habit overprotecting our possessions. In this case it is better to have extra security than to have our trash talking about us or worse, about our customers.

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21 Jun

Emprendedores en línea

Últimamente se habla mucho sobre empresarios emprendedores, los cuales han tenido gran éxito en su negocio o empresa. Pero la pregunta es,  ¿Qué los hace emprendedores?

La palabra emprendedor, proviene del francés entrepreneur. Dicha palabra se refiere a una persona que organiza una o varias empresas, corriendo un gran riesgo financiero al hacerlo. Gracias a la presente definición podemos entender que no todos pueden ser emprendedores ya que el riesgo financiero es muy alto y no todas las personas se atreven a dejar su dinero a la suerte.

Hace algunos años dentro de la misma comunidad de emprendedores, se creó una tendencia la cual va en crecimiento con el paso del tiempo, emprender en línea. Como se sabe, al tratar de incursionar en un nuevo negocio siempre se presentarán altos y bajos durante el camino.

Ahora todos saben de numerosos casos de emprendedores exitosos en línea, ¿Alguien sabrá de los numerosos casos de emprendedores que se quedaron en el camino a conseguir su sueño?

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(Imagen: www.flickr.com)

La gran pregunta es: ¿Por qué unos triunfan y otros simplemente no pueden lograrlo? Puede haber numerosas razones por las cuales no se tiene éxito, una de ellas puede ser que el proyecto se emprende con dinero de los miembros de equipo y no se obtiene alguna inversión externa, lo cual hace más difícil sacarlo adelante por los fondos limitados y los gastos controlados.

A continuación se presentarán cinco claves necesarias, que todo emprendedor (en línea) tiene que saber, para sacar adelante un proyecto que no tiene inversión externa. Un dato muy importante es que dichas claves fueron dadas por un grupo de jóvenes emprendedores, que desearían haber tenido a alguien que se las dijera y así ahorrarse muchos momentos de estrés y duda durante el camino.

1)    El equipo es la base

Aunque parezca extraño, el equipo emprendedor que se forme es el recurso más esencial que se puede ocupar para tener éxito. Ya que ellos son los que sacarán adelante el proyecto. Es de vital importancia que tu equipo este formado por personas que tengan ciertas características.  Principalmente tienen que ser expertos en el área al cual se van a dedicar y en todas las áreas que formen la empresa, ser de total confianza y estar comprometido 100% con el equipo y el proyecto. ¿Por qué? No se puede correr el riesgo de perder a un miembro de la agrupación durante el camino, por qué le fue ofrecido un mejor trabajo o un mejor sueldo.
¿Por qué todos tienen que ser expertos en todas las áreas? No se puede ser un miembro activo si le dejas a alguien una función para él solo. En el caso de un negocio online, todos tiene que ser expertos en todas las áreas ya sea de diseño o de programación ya que no se puede dejar el domino absoluto a una sola persona.

2)    La dedicación es el diferencial

Este es el punto que diferencia a los empresarios emprendedores de los empresarios. Cuando se habla de dedicación, un emprendedor se refiere a realmente amar su trabajo. Decir con la frente en alto: “Lo hago porque me gusta y lo seguiré haciendo incluso si no recibo nada a cambio”.

Se ve extremo ya que todos sabemos que el fin de tener un negocio es generar ingresos. Pero esa es la actitud que se debe de tener para poder llamarte emprendedor y sacar adelante un proyecto sin inversión externa. Aunque para algunos parezca innecesario, para el verdadero emprendedor trabajar los fines de semana, faltar a las salidas con los amigos, perderse partidos de soccer o trabajar horas extras, sólo son sacrificios que en un futuro tendrán la mayor recompense imaginable: una empresa exitosa, compitiendo contra las mejores y creando ingresos que en los primeros años parecían imposible.

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(Imagen: www.flickr.com)

3)    El cliente tiene la respuesta

Un factor que influye mucho en el fracaso de muchas empresas,  es que los fundadores muchas veces piensan que como ellos son los expertos, ellos tienen la razón pero es el mayor error cometido. Nadie conoce mejor las necesidades de los clientes, más que ellos mismos. Imaginen gastar dinero, tiempo y esfuerzo en lo que ustedes (emprendedores) creen que el cliente necesita y cuando se lo presenten, ellos digan que es completamente lo opuesto. Teniendo como resultado tener que trabajar doble y tener clientes insatisfechos.

El mejor proceso de venta es presentarle al cliente el servicio o producto que tu empresa ofrece y una vez que el cliente diga las especificaciones que busca, trabajar en conjunto con ellos para llegar al producto final y tener clientes satisfechos. En caso de que el cliente no tenga la menor idea de que es lo que quiere, ahí el emprendedor toma la iniciativa y le presenta una solución.

4)    Modelo definido desde el primer día

Cuando se habla de modelo, se refiere a la manera en que se van a generar los ingresos de la empresa. Es importante mencionar el modelo de negocio que no es viable en el caso de emprendedores: Modelo de Marketing. Ninguna empresa puede darse el lujo de vivir sólo de su marketing, las grandes y famosas empresas que lo hacen son las pocas excepciones que hay a esta regla.
El modelo que se recomienda es: el Modelo de Suscripción. El cual consiste en pagos mensuales por parte de los clientes por los servicios ofrecidos. Esta retribución se pretende que sean cantidades mínimas, que el cliente no tenga problema de estar pagando dicha cantidad cada mes, además que ayuda a generar ingresos recurrentes.

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(Imagen: www.flickr.com)

5)    Inversión sólo a través de resultados

Para el equipo de jóvenes emprendedores, la clave número cinco resultó ser muy importante. Ellos mencionan lo siguiente: “Toda inversión para generar nuevos clientes debe ser respaldada primero por la medición y después por los resultados “.
Un factor muy importante a considerar en empresas creadas por emprendedores, son las limitantes. Se comenta que en este tipo de empresas conocidas como “start ups” no hay oportunidad de darse lujos. Por lo que cada paso que dan hacia adelante tiene que estar respaldado por todo el trabajo realizado en el pasado, en sus diferentes áreas. En pocas palabras: no se puede invertir más de lo generado.

Increíble saber todo lo que los emprendedores tienen que pasar para poder llegar al éxito. Para algunas personas llamarse emprendedor significa: dinero, fama, reconocimiento y popularidad. Mientras que para los emprendedores significa: lucha, entrega, esfuerzo y satisfacción.

 

Fuentes: Fayerwayer | bligoo

Lately there is a lot of  talk about entrepreneurs, who have been very successful in their business or company. But the question is, What makes them entrepreneurs?

The word entrepreneur is originally from France. This word refers to a person who organizes one or more companies, at great financial risk. With this definition we can understand that not everyone can or wants to be a entrepreneur due to the fact that the financial risk is too high and not everyone leaves their money to chance.

A few years ago within the same community of entrepreneurs,  a trend was created and now is growing as time passes by, this trend is known as, online entrepreneurs. Trying to venture in a new business has its ups and downs along the way,  as we all know. 

So if everyone knows of numerous cases of successful online entrepreneurs,  Is someone out there that  knows of  the numerous cases of entrepreneurs that only got half way in accomplishing their dream?

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 (Image: www.flickr.com)

The big question is: Why do some entrepreneurs succeed and others simply can not do it? There may be many reasons to answer that question, one of which may be that the project is undertaken with money from the team members and not obtained any external investment, which makes it harder to take it forward due to the limited funds and controlled costs.

That it’s why we’ll present five necessary keys, every (online) entrepreneur has to know, to take forward a project that has no foreign investment. A very important fact is that these keys were given by a group of young entrepreneurs who wish they had someone who told them this information so they could have save themselves many moments of stress and doubt along the way.

1) The team is the base

Strangely, the team is the most essential resource that you can take to succeed.  Why? Well, they are the ones who will carry forward the project. It is vital that your team is made ??up of people with certain characteristics. Mainly you need to have experts in the different areas of your company but at the same time they need to be experts in all areas, they also have to be fully trusted and committed 100% to the team and the project. Why? You can not run the risk of losing a member of the group along the way, because he was offered a better job or a better salary.

Why does everyone have to be experts in all areas? You can not be an active member if you leave someone a role for himself. For an online business, all have to be experts in all areas either design or programming because you can not leave the domain to one person.

 2) Dedication is the differential

This is the point that differentiates entrepreneurs for business man or woman. When speaking of dedication, for an entrepreneur means to truly love his work. They say with their head held high: «I do it because I like it and will continue to do it even if I do not receive anything in return.»

It looks extreme and we all know that in order to have a business you need to generate income. But that’s the attitude you must have to call yourself an entrepreneur and take forward a project without external investment. To some it may seem unnecessary, but the true entrepreneur works on the weekends, misses outings with friends, misses soccer games or works overtime, because he knows those sacrifices will have the greatest reward imaginable in the future: a successful company, among the best in their branch and creating incomes that seemed impossible in the early years.

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(Image: www.flickr.com)

 3) The customer has the answer

One factor that greatly influences the failure of many companies is that founders often think that because they are the experts, they are right but it is the biggest mistake made. Nobody knows better the needs of customers, more than themselves. Imagine spending money, time and effort into what you (entrepreneurs) believe that the customer needs and when it is presented, they say it’s completely the opposite. Resulting in having to work twice and having angry customers.

Best selling process is to present the customer with the product or service your company offers and once the client says the specifications they want, work with them to get the final product and have satisfied customers. In case the client does not have the slightest idea what they want, then the entrepreneur takes the initiative and presents a solution.

4) Business Model defined from day one

When it comes to the business model, it refers to the way that you will generate the revenue of the company. It is important to mention the business model that is not viable in the case of entrepreneurs: Marketing Model. No company can afford to live only  of their  marketing, the large and famous companies that do are the few exceptions to this rule there.
The recommended model is the subscription model. Which consists of monthly payments from customers for the services provided. This compensation is intended as minimum amounts that the customer has no problem paying each month, plus it helps to generate recurring income.

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 (Image: www.flickr.com)

5) Investment income only through results

For the team of young entrepreneurs, the key number five turned out to be very important. They mention the following: «Any investment to generate new customers must be supported first by measuring methods and then by the results.»
A very important factor to consider in companies created by entrepreneurs, they are limited. It is said that in this type of companies known as «start ups» they have no chance to enjoy luxuries. So every step of the way forward has to be backed by all the work done in the past, in the different areas. In short: you can not invest more than what you generated.

Unbelievable to know everything that entrepreneurs have to pass in order to achieve success. For some people the word entrepreneur means: money, fame, recognition and popularity. While for entrepreneurs means struggle, dedication, effort and satisfaction.

 

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