Esta cuarentena por el COVID-19 nos ha enseñado muchas cosas y una de ellas es la oportunidad de algunos de trabajar desde casa. En Ecolohosting a la publicación de este artículo ya lleva aproximadamente 4 meses trabajando desde casa y con ello muchos beneficios para quienes trabajan y para la misma empresa. No todos tenemos la oportunidad de trabajar bajo esta modalidad, pero quienes ahora lo hacemos creo que ya nos pasó una pregunta por la mente; Porque no habíamos hecho esto antes?

Trabajar desde casa se percibe como algo informal, y a pesar de que grandes empresas como Microsoft, Google y muchas de esta categoría tienen personal trabajando desde su casa, en México es algo de lo cual no estamos acostumbrados y no lo vemos como algo bueno o productivo. Los jefes tenemos el miedo de que los empleados posiblemente estén trabajando desde cama o simplemente no estén pegados a sus equipos. Los queremos tener vigilados, asegurándonos que estén en la computadora o simplemente tener el control de las cosas.

La realidad en este tiempo me ha enseñado varias cosas, entre ellos la confianza que debes de tener con tu equipo. Te das cuenta quienes traen la camisa puesta y el trabajo que desempeñan día a día. Es por eso que en este artículo te enlistamos los beneficios de trabajar desde casa:

1. Ahorro.

Esto es de lo que primero que sobresale cuando dejas de usar carro o el transporte. Cuando antes gastaba 800 pesos de gasolina o 400 de transporte a la semana, te das cuenta de que ahora gasto 200 de gasolina y unos 100 pesos en transporte. Cuando vas a la oficina acostumbras a ir a la tienda a comprar botanas, refrescos y cuando no llevas comida un buen gasto de tu salario se va en alimento. En el caso de los gastos de la oficina, la empresa se ahorra muchos gastos. Para comenzar gastos de luz, ya no hay gente o luces prendidas todo el tiempo y ya no hay equipos de cómputo. El servicio de limpieza ya es menos frecuente, el agua, café, azúcar y crema, ahora con los nuevos reglamentos de salubridad ya serán prohibidos para evitar este tipo de zonas de riesgo de contagio. En fin, el ahorro es uno de los primeros beneficios que la empresa y estos mencionados solo son algunos de los gastos.

2. Tiempo.

Yo soy un loco de la administración del tiempo. Digo loco porque nunca me he sabido administrar de manera óptima. Antes ir a una reunión, además del tráfico que tenía que ser de 30 min a 1 hora para llegar a un lugar, es la otra hora de regreso. Esto si la cita es de 2 horas ya se te fue medio día. Ahora las videollamadas no requieren transporte, solo inicias la cita y la terminas y sigues con tus actividades. Lo mismo para los empleados y el camino a casa – oficina. Las horas pico son terribles y para llegar a la oficina es salir de casa una hora antes y de regreso hasta 2 horas para llegar. Eso es tiempo que pudieran estar con familia o descansando. El trabajar desde casa nos ha permitido administrar mejor nuestro tiempo y poder dedicarlo a otras actividades productivas.

3. Productividad.

Este se deriva en parte del punto anterior. El resultado con el equipo de trabajo de Ecolohosting ha sido mayor productividad. Cuando piensas que el equipo se puede distraer por familia o cosas que suceden en casa, la realidad es que teniendo un buen lugar de trabajo y estar en constante comunicación con el equipo, da como resultado una productividad mayor. Sí hay un punto importante que mencionar. A veces como estás en casa es más fácil que te extiendas en tus horarios, a veces saliendo más tarde o comiendo en la computadora. Lo que puede causar mayor productividad pero también mayor cansancio. Es fundamental mantener aquí un equilibrio.

4. Crecimiento.

Si eres una empresa, ya no dependes de una oficina de cierto tamaño o en cierta ubicación para crecer. Puedes ser una empresa con 100 personas trabajando y no te limita al país, puedes tener personas trabajando en todo el mundo y como lo menciona en este artículo https://ecolohosting.com/tu-negocio-en-la-nube-herramientas-para-trabajar-desde-casa/ trabajar con herramientas en la nube.

Análisis final.

Personalmente, esta modalidad en Ecolohosting llego para quedarse. Claro siempre estará la oficina par recibir a clientes, establecer reuniones y siempre será la casa de todo el equipo de trabajo. Sin embargo, el trabajo desde casa es algo que no cambiara en algunas empresas que lo permitan y encuentren estos beneficios. Beneficios que a la larga servirán para hacer crecer a la empresa y redirigir los recursos al personal que hacen crecer tu negocio.

En este artículo te seguiremos dando tips de nuestra experiencia en Ecolohosting trabajando desde casa. Esto nos ha permitido conocer más herramientas para interactuar entre el equipo de trabajo así como con los clientes.

Videollamadas: Es de lo más importante para poder tener una comunicación directa con tus clientes y equipo de trabajo, una herramienta para hacer videollamadas o video reuniones.

Zoom. Es la herramienta más popular y conocida de todas. Es de muy alta calidad y permite tener hasta 100 personas simultáneas en una misma sesión. La versión gratis te da hasta 40 minutos de tiempo que es más que suficiente para una reunión de trabajo o una cita con un cliente. Si requieres más tiempo deberás comprar la versión básica. https://zoom.us/

Google Hangouts. Esta es la herramienta de videollamada de Google. La calidad es inferior a Zoom y permite solo hasta 12 personas simultáneas en una videollamada. Lo bueno es que no tiene límite de tiempo y no tiene costo. https://hangouts.google.com/

Whereby. Esta herramienta es de lo más fácil, ya que en su versión gratuita te permite hacer video reuniones de hasta 4 personas. Este está diseñado para tener reuniones con clientes y equipos de trabajos, lo padre de esta herramienta es que solo tienes que enviar a la persona una dirección, igual que las otras dos mencionadas, sin embargo, no tienen que descargar nada, solo dar permisos al navegador para usar la cámara y el micrófono. https://whereby.com/

Chat: WhatsApp es la herramienta más utilizada por el equipo de trabajo, ya que es la herramienta que hoy en día todos utilizamos, por lo menos en Mexico. A nuestros clientes se les hace más cómodo enviarnos información por ese medio y crear un grupo para estar en comunicación el equipo de trabajo de Ecolohosting y el de nuestros clientes. Un chat interno que usamos es Discord. https://discordapp.com/ Está diseñado principalmente para Gamers, pero nos ha servido bastante bien para la comunicación del equipo de trabajo.

Email: El email siempre será una herramienta de trabajo con la cual mantenemos actividades y mensajes para revisión o seguimiento no inmediato. En Ecolohosting empleamos Outlook como herramienta de trabajo para revisar emails, pero se puede usar cualquier cliente de email, incluyendo Gmail. Si te gusta la interfaz de Gmail, puedes configurarlo para comprobar tu email empresarial.

CRM: Un CRM o herramienta para manejo y gestión de clientes, es muy importante para las ventas o seguimiento de prospectos. Existen muchas muy populares como Salesforce, Netsuite entre otras. Nuestro CRM de elección es Pipedrive. https://www.pipedrive.com/es. Mediante su Pipeline que es el formato en el cual visualmente puedes ir progresando en el status de los proyectos desde que haces el contacto inicial hasta que concluyes proyecto.

Notas: Cuando hacemos notas temporales, ya sea por una llamada o anotaciones de una reunión, a veces las escribimos en un documento de texto txt o en un borrador de email. La mejor herramienta que hemos utilizado para compartir en el equipo notas y es como un Notepad, pero colaborativo es Evernote: https://evernote.com/ Evernote te permite guardar notas, sincronizarlas en distintos dispositivos y compartir con otros usuarios. Muy recomendada para guardar notas, ya sean textuales, de dibujos o acompañadas de fotografías.

Project Management: Existen muchos software de manejo de proyectos y nosotros en Ecolohosting los hemos probado como Basecamp, Monday, Trello entre otros. En este caso, en particular debido a que tenemos un proceso de trabajo muy específico, el equipo de desarrollo de Ecolohosting diseño un sistema a la medida para los procesos de trabajo de Ecolohosting. Esta es otra de las soluciones, si eres una empresa que no encuentra un programa de tantos que hay en internet, puedes elegir realizar tu propio desarrollo de acuerdo a tus procesos.

Otras herramientas: Existen muchas más herramientas con las cuales te podrás apoyar para otras actividades como Passpack o Lastpass para guardar tus contraseñas. Para gestionar pagos y las cuentas de nuestros clientes utilizamos un sistema dedicado para compañías de hosting. Gsuite es una herramienta muy útil y poderosa para gestionar calendario, Google drive y las herramientas colaborativas de Google.

A partir del Covid19 muchas empresas han hecho y siguen haciendo la transición para que sus empleados puedan trabajar desde casa. Por ello mismo te compartimos este breve articulo en el cual te compartimos algunas de las experiencias del equipo de trabajo de Ecolohosting para poder tener una oficina remota exitosa.

• Iniciar el día con la rutina tradicional y levantarse temprano. Esto es bañarse, peinarse, rasurarse, y estar vestido y listo para trabajar en tu escritorio en casa. Esto cambia la mentalidad a que simplemente te levantes en pijama y no te bañes. El tiempo extra lo usas para desayunar y/o preparar café antes de sentarte a trabajar. La diferencia la vas a notar.
• Mantener el contacto con los colaboradores. En Ecolohosting hacemos video llamadas semanales de todo el equipo de trabajo. Pero eso no es todo. Mantenemos reportes diarios en las mañanas de las actividades por hacer y en las tardes de las actividades logradas. Toda la comunicación se realiza por video llamada en zoom, mensajes por WhatsApp, emails, administración de tareas por medio de un sistema de proyectos de desarrollo propio, entre otras herramientas.
• Tener acceso a los archivos y documentos de la oficina. Esto es muy importante tener alguna plataforma como Dropbox, algún VPN o servidor en el cual se puedan compartir archivos según el usuario y jerarquía de usuarios. Este sistema se tiene en Ecolohosting es importante que todos los usuarios tengan acceso a los archivos con los cuales van a trabajar.
• Establecer limites con personas que compartan el hogar. Este punto es importante ya que las distracciones son muy fácil. Algo de lo que estuvimos de acuerdo en Ecolohosting es que trabajar desde casa es mucho más productivo porque no se tienen distracciones. Esto lo podrás mantener teniendo tu propio espacio sin hijos o familiares que estén interrumpiendo.
• Evitar actividades que sean fuera del trabajo. Algunas actividades como poner Netflix de fondo, o ir a la calle y que te tome mucho tiempo en regresar. En general actividades que te saquen del ritmo y flujo de trabajo así como de la concentración. Evitar esas tentaciones.
• Levantarte de vez en cuando de tu escritorio. No estas atado a tu escritorio, aprovechar un poco que podemos ir a tomar agua, respirar aire puro en la ventana, inclusive si tienes laptop trabajar parado para mantener una buena postura y mejor circulación de la sangre. Darte descansos fuera de la pantalla cada cierto tiempo ayuda a tu cerebro descansar.
• Música de Fondo. Esto ayuda a mejorar la concentración y mas cuando se trata de algún trabajo creativo. Depende también el tipo de música.

Espero estos Tips les sirvan y si tienen alguna recomendación adicional los invitamos a que nos comenten.

Recuerda que en Ecolohosting te podemos asesorar en que software utilizar y te lo podemos instalar de manera remota con asistencia remota en línea y video llamada.